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Was bedeutet digitale Transformation praktisch für Unternehmen?

Mit dieser Frage beschäftigt sich das Unternehmen Bitkom in seinem kürzlich veröffentlichten Praxisleitfaden für Mittelständler. In der Umsetzung der digitalen Transformation lässt sich wohl ein Anfang aber keine Ende finden. Das Ziel ist es, das Unternehmen langfristig digital aufzustellen, sodass es auf die neuesten Technologien reagieren kann. Die Frage, warum sich die Unternehmen der Digitalisierung stellen sollten, kann leicht mit einem Blick auf die folgenden Unternehmen beantwortet werden: 

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Quelle: bitkom.org

 

Doch wie soll die digitale Transformation im Unternehmen vorangetrieben werden? Die folgenden 10 Schritte sollen vor allem mittelständischen Unternehmen dabei helfen, die Digitalisierung zu bewältigen.

 

Schritt 1: Digitalisierung ist Chefsache

Die Klärung von Verantwortlichkeiten ist ein wesentlicher Aspekt in der digitalen Transformation. Ohne eine klare Benennung von Entscheidern im Umstrukturierungsprozess, werden Zeit und Geld verschwendet.

Eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung kommt dem CEO, beziehungsweise dem Geschäftsführer zu. Die Frau oder der Mann an der Spitze steuert den Digitalisierungsprozess. Der CEO verkörpert die Werte des digitalen Wandels und gibt diese an die Belegschaft weiter. Entscheider sollten der Belegschaft Impulse dafür geben, neue Dinge auszuprobieren und zu experimentieren.

 

Schritt 2: Ein Projektteam ist hilfreich

Es erweist sich als hilfreich, ein Projektteam zu gründen, das den Digitalisierungsprozess im Unternehmen kontrolliert. Dieses Team sollte klare Verantwortungseben haben. Sie können auch einen Projektverantwortlichen benennen (Chief Digital Officer (CDO).

Falls interne Ressourcen nicht ausreichen, kann sich hier bei externen Ressourcen bedient werden, indem beispielsweise Beratungsunternehmen kontaktiert werden. 

 

Schritt 3: Strategische Planung erleichtert Prozesse

Der Digitalisierungsprozess sollte im Unternehmen einer klar durchdachten und geplanten Strategie folgen. Die Strategie kann auf Basis einer Prozessanalyse des Digitalteams implementiert werden. Sie können hierfür auch mit Kunden, Dienstleistern und anderen Partnern kooperieren.

 

Schritt 4: Kooperationen mit Start-ups treiben die Digitalisierung voran

Start-ups sind gute Digitalisierungstreiber. Sie können von neuen, innovativen Technologien profitieren, wenn Sie mit Start-ups zusammenarbeiten. Auch viele kommunale Unternehmen profitieren von Ideen und dem Techologieaustausch mit Start-ups. Auf der kommunalen Innovationsplattform kommunaldigital.de des Verbandes kommunaler Unternehmen (VKU) können sich Start-ups der Digitalbranche mit den rund 1.500 VKU-Mitgliedsunternehmen vernetzen.

 

Schritt 5: Investition in Mitarbeiter lohnt sich

Die Digitalisierung greift auch in den Bereich Arbeit ein. In der Arbeit 4.0 werden vernetzte Strukturen und flache Hierarchieebenen vorangetrieben. Ein wichtiger Aspekt, der im Prozess der Digitalisierung häufig vernachlässigt wird, ist der Faktor Mensch. In jedem Prozess, sei er noch so digital, sind Menschen involviert. Somit ist die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess immens wichtig. Mitarbeiten sollten aktiv an der Gestaltung von Prozessen mitwirken. Was Mitarbeiter meistens davor hemmt, neue oder digitale Prozesse anzunehmen, sind Ängste wie der Verlust der Selbstbestimmung oder auch die Angst, durch neue Technologien ersetzt zu werden. Um diesen Ängsten zu begegnen, müssen Mitarbeiter abgeholt und integriert werden.

Durch Workshops und Weiterbildung kann eine Integration möglich sein. Denn nur der Mitarbeiter, der täglich mit den Prozessen arbeitet, kennt diese auch. Wenn nur der Abteilungsleiter Prozesse definiert, ist dies nicht zielführend, da dieser in die alltäglichen Prozesse nicht oder nur teilweise involviert ist. Wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, lässt sich die Digitalisierung von Prozessen wesentlich erfolreicher und schneller umgesetzt werden. Durch Weiterbildung erlernen Ihre Mitarbeiter notwendige Qualifikationen. Die Neuerungen in der Arbeitswelt können Sie im Thesenpapier der Bitkom nachlesen.

 

Schritt 6: Kunden sind wertvoll       

Der Mehrwert ist heutzutage für Kunden entscheidend. Die Kundennähe sollte daher in den Digitalisierungsprozess mit einfließen.

 

Schritt 7: Clever mit Daten umgehen

Der intelligente Umgang mit Big Data kann sich als entscheidend erweisen: Der Einsatz von Big Data-Technologien steigert die Produkt- und Servicequalität. Zeitgleich sollte die Sicherheit der Daten an oberster Stelle stehen. IT-Sicherheitsexperten können Sie dazu umfassend beraten und unterstützen.

 

Schritt 8: Prozesse optimieren

Einzelne Prozesse im Unternehmen näher zu untersuchen, kann sich als entscheidend herausstellen. So können beispielsweise Kundenanfragen auf differenzierte Weise betrachtet werden. Unterschiedliche Szenarien entstehen durch a), die Annahme der Anfrage per Telefon oder b), die Annahme per Email oder c), die Annahme im persönlichen Gespräch. In jedem Szenario sind verschiedene Medien, Dokumente und mitunter auch unterschiedliche Verantwortliche im Unternehmen involviert. Um die Annahme von Anfragen zu digitalisieren, ist die Differenzierung und Definition der entsprechenden Prozesse notwendig.

Weiterhin sollte man sich einen Prozess nach dem anderen vornehmen, eine Digitalisierung des gesamten Vertriebs wird nicht von heute auf morgen möglich sein – Unternehmen sollten Step-by-Step vorgehen und zunächst kleine Prozesse (z.B. Annahme von Anfragen über eine Bürger App) digitalisieren, bevor der gesamte Prozess umgestellt wird.

 

Schritt 9: Neue Technologien einbeziehen

Ein Faktor, der in der Digitalisierung betrachtet werden muss, ist die Schnelllebigkeit der Technologien. Die Innovation und Produkteinführung funktioniert beispielsweise bei Apple und Samsung sehr schnell und verspricht eine hohe Investitionsunsicherheit. Hinzukommt die Unsicherheit über die Marktentwicklung - „Werden Unterflursysteme mit Füllstandssensoren sich am Markt durchsetzen? Werden meine Bürger die Sperrmüll-App annehmen?“ Dies sind berechtigte Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen, da digitale Konzepte teilweise mit hohen Investitionskosten verbunden sind.

Dennoch sind Unternehmen an dieser Stelle nicht allein - auch Anbieter von Hard- und Software stehen vor unsicheren Zeiten. Pilot- oder Co-Projekte mit Anbietern verschiedener Technologien eignen sich, um die Markttauglichkeit von digitalen Konzepten zu erproben und die Unsicherheit auf mehrere Marktteilnehmer zu verteilen. Hinzukommen verschiedene Fördermöglichkeiten des BMWi (Förderdatenbank), welche sich auf die Erprobung von digitalen Geschäftsmodellen spezialisiert haben.

Der Einsatz neuester Technologien verspricht eine Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit – und damit auch langfristig eine Kostenersparnis. Eine schnelle Internetverbindung sollte ebenso wie ein digitales Dokumentenmanagement zur Grundausstattung gehören. Cloud Computing-Lösungen sowie die Einführung von Software zur Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse sind ebenfalls erstrebenswert, um Prozesse zu beschleunigen und zu verbessern.

 

Schritt 10: Überblick zu den Überbrückungsmaßnahmen digitaler Herausforderungen:

- Definition der Gegenwart, die IST-Situation
- Definition der Zukunft, die SOLL-Situation
- Integration der Mitarbeiter auf allen Ebenen
- Reduzierung von physischen und technischen Schnittstellen
- Co-Projekte mit Anbietern
- Implementierung Step-by-Step

Auch wenn es noch einige Hürden zu überwinden gilt, ist die Digitalisierung ein Sprungbrett für alle Unternehmen, auch im kommunalen Entsorgungsbereich. Kernfaktoren sind die Definition des Anfangs und des Ziels. Sind diese definiert, müssen die personellen Ressourcen an Bord gebracht werden. Innovative Technologien und virtuelle Realitäten sind zukunftsweisend und werden vor allmen auch in der Entsorgungsbranche und in der Logistik zukünftig eine große Rolle spielen. Die digitale Transformation hat längt begonnen.

 

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Quelle: bitkom.org

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